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Modulo Documenti

Documenti aziendali sempre aggiornati, distribuiti e tracciabili

Gestisci l'iter approvativo, la revisione e la distribuzione controllata dei documenti aziendali in un unico archivio digitale centralizzato.

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Modulo Documenti

Dalla cartella condivisa a un sistema strutturato di controllo documentale

Gestire la documentazione con cartelle condivise o file locali genera versioni obsolete, approvazioni non tracciate e distribuzione non verificabile. Con il modulo Documenti di AYAMA, ogni documento segue un iter approvativo strutturato, viene revisionato e distribuito alle persone giuste, via email o in piattaforma, con tracciatura della presa visione. L’archiviazione centralizzata permette di trovare la versione aggiornata, con accessi configurati per profilo e ruolo aziendale. 

vantaggi

Più ordine, meno rischio di usare documenti obsoleti o non approvati

Archivio centralizzato per tutta la documentazione aziendale

Raccogli manuali e procedure in un archivio digitale unico, accessibile e ricercabile.

Distribuzione controllata per profilo utente

La versione in vigore è sempre identificabile, senza rischio di usare documenti superat

Tracciabilità della presa visione per utente

Distribuisci ogni documento ai destinatari, via email o piattaforma, per reparto o mansione.

Riduci il rischio di non conformità documental

Riduci il rischio di non conformità documental

FUNZIONALITà CHIAVE

Dall'approvazione alla distribuzione, ogni passaggio tracciato

Hai gli strumenti per gestire l'intero ciclo di vita della documentazione aziendale: dalla creazione e approvazione alla distribuzione controllata, fino all'archiviazione delle versioni precedenti.

  • Iter approvativo configurabile per tipo di documento
  • Gestione revisioni e versioni con storico completo
  • Distribuzione controllata via email o piattaforma
  • Profilazione accessi e permessi per singolo utente
  • Tracciabilità della presa visione per utente
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Scopri come strutturare il modulo documentale con una demo gratuita

Parla con un nostro esperto: ti mostriamo come la gestione Documenti di AYAMA si adatta alla struttura documentale della tua azienda, dall'iter approvativo alla distribuzione controllata per reparto.

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Piattaforma

Una piattaforma progettata per adattarsi

AYAMA non è un software con funzioni fisse — è una piattaforma configurabile che si costruisce sulle esigenze reali della tua azienda. I moduli comunicano tra loro, i dati entrano una volta sola e sono disponibili a tutti i reparti coinvolti.
Scopri la piattaforma
Tecnologia 100% web-based
Cloud o On-premise
App Mobile con dati in real-time
Moduli scalabili e configurabil
Multi Sito e Multi Organizzazione
Multi Lingua
Aziende che si fidano

Scelto da aziende in tutto il mondo

Domande frequenti

Tutto quello che vuoi sapere sul modulo Documenti

Con il modulo Documenti tieni tutta la documentazione aziendale ordinata, approvata e sempre aggiornata. Qui sotto le risposte alle domande più comuni.

Cosa si intende per gestione centralizzata della documentazione?

Significa raccogliere tutta la documentazione aziendale — manuali, procedure, istruzioni operative — in un unico archivio digitale strutturato, accessibile e ricercabile da qualsiasi utente autorizzato, eliminando la dispersione tra cartelle condivise, email o supporti locali.

Come vengono gestite le revisioni dei documenti?

Ogni modifica avvia un processo di revisione controllato. La versione precedente viene archiviata con data e autore, mentre quella in vigore è sempre identificabile con chiarezza e disponibile per tutti gli utenti autorizzati.

Cosa si intende per presa visione tracciata?

Ogni utente che accede a un documento può confermarne la presa visione. Il sistema registra chi ha letto il documento e quando, utile per dimostrare la conformità ai requisiti di formazione e informazione del personale in sede di audit.

Come evitare l'utilizzo di documenti non aggiornati?

La gestione delle revisioni mantiene lo storico e identifica il documento in vigore. La distribuzione controllata rende disponibile agli utenti autorizzati la versione aggiornata, riducendo il rischio di utilizzare documenti superati.

Perché la gestione documentale è importante negli audit?

Durante un audit è necessario dimostrare che i documenti siano aggiornati, approvati, disponibili alle persone autorizzate e correttamente tracciati. Una gestione strutturata permette di recuperare rapidamente la versione vigente, le revisioni, le approvazioni e la presa visione, facilitando le verifiche e riducendo il rischio di rilievi.